Kearsipan Pemkot Yogya Terbaik Nasional

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan-RB) Republik Indonesia, Tjahjo Kumolo menyerahkan paiagam penghargaan kepada Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi yang di gelar di The Sunan Hotel Surakarta, Rabu (26/2/2020). (Foto: Hanang Widiandhika)

Umbulharjo – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selaku OPD pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta kembali menorehkan prestasi membanggakan di bidang kearsipan.

Kali ini Pemerintah Kota Yogya berhasil meraih penghargaan Arsip Nasional Repubik Indonesia (ANRI) Award dengan peringkat pertama kategori ‘Sangat Memuaskan’.

Penghargaan tersebut  diserahkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan-RB) Republik Indonesia, Tjahjo Kumolo dan diterima oleh Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi yang di gelar di The Sunan Hotel Surakarta, Rabu (26/2/2020).

Pada kesempatan tersebut Menpan-RB menuturkan pengelolaan arsip saat ini menjadi salah satu perhatian pemerintah dalam rangka reformasi birokrasi karena arsip dinilai memiliki peran strategis dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik. “Sayangnya pengelolaan arsip masih banyak disepelekan sehingga perlu adanya perubahan cara pikir dan cara pandang mengenai arsip,” jelasnya.

Terkait dengan ANRI Award, event tersebut digelar sebagai salah satu upaya ANRI untuk melakukan pembinaan kearsipan baik bagi Kementerian, Lembaga Negara, BUMN, dan Pemerintah Daerah.

Sejumlah indikator atau variabel penilaian pengelolaan kearsipan di antaranya meliputi kebijakan dan dukungan kepala daerah dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, selain itu profesionalitas sumber daya manusia di tiap organisasi perangkat daerah, hingga inovasi pengelolaan arsip.

“Beberapa poin yang menjadi penilaian dalam lomba ini adalah SDM Arsiparis, sarana prasana serta regulasi,” katanya.

Arsip Menjadi Bagian Penting dalam Pelaksanaan Birokrasi

Ditemui usai acara, Wawali mengungkapkan apresiasinya atas prestasi tersebut. ‘’Ini menjadi motivasi kita untuk terus meningkatkan kinerja, sehingga ke depan bisa meningkatkan prestasi,’’ ujarnya. Ia menjelaskan raihan tersebut mencerminkan bahwa pengelolaan kearsipan Pemkot Yogya sudah berjalan sangat baik dan hal tersebut menunjukkan komitmen jajaran aparat Pemkot Yogya dalam bekerja.

“Arsip menunjukkan bagaimana kita bekerja. Melalui arsip kita bisa tahu apa saja yang sudah dikerjakan dan melalui arsip pula kita bisa mengevaluasi pekerjaan tersebut sehingga kita bisa tahu apa saja yang harus dilakukan untuk bekerja dengan lebih baik,” tuturnya.

Menurutnya arsip menjadi bagian penting dalam pelaksanaan birokrasi di lingkungan Pemkot Yogya sehingga harus dikelola dengan cara yang tepat. “Arsip bisa menjadi acuan bagi pemerintah dalam menentukan kebijakan yang akan diambil. Pengelolaan arsip pun harus mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Inovasi harus terus dilakukan,” katanya.

Di Pemkot sendiri, lanjut Wawali, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarti juga memiliki layanan Sagita atau Satuan Tugas Pembinaan Kearsipan.

Dalam layanan tersebut, petugas yang datang ke tiap OPD untuk memberikan pembinaan dan pendampingan dalam pengelolaan arsip. “Kami pun rutin memberikan penghargaan terhadap OPD dengan pengelolaan arsip terbaik,” katanya.

Wawali berharap agar perkembangan bidang teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan sehingga nantinya arsip dapat lebih aksesibel bagi masyarakat. “Arsip harus mengikuti perkembagan teknologi informasi. Ke depannya arsip harus lebih digitalisasi agar lebih mudah diakses oleh siapapun, di manapun, dan kapanpun” katanya.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko mengatakan, saat ini pengelolaan arsip di Kota Yogyakarta sudah berjalan di jalur yang benar dan harus terus dipertahankan.

Ia menuturkan, untuk mewujudkan hal tersebut salah satunya adalah dengan mengemas pengelolaan kearsipan menjadi sesuatu yang menarik. Menurutnya adanya penghargaan menunjukkan kita sudah right on the track dan untuk mewujudkan hal tersebut adalah melalui packaging yang menarik, tanpa ada packaging yang menarik, domain kami akan sulit untuk dapat dilaksanakan oleh OPD lain.