Urus Administrasi Kependudukan dari Rumah Saja

Pelayanan Pencatatan Sipil pada Kecamatan Kotagede, 2020

Sejak Maret 2020 lalu, pengurusan administrasi kependudukan, seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), Kartu Identitas Anak (KIA), Surat Pindah, hingga pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian dialihkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil melalui sistem online. Pengurusan dapat diakses melalui JSS (Jogja Smart Service) atau melalui Whatsapp, namun untuk saat ini layanan melalui JSS diberhentikan sementara karena sedang dilakukan perbaikan.

Pandemi Covid-19 yang menyebar di Indonesia merupakan keadaan yang sangat memprihatinkan dan sagat berdampak dalam seluruh aspek kehidupan di Indonesia. Meningkatnya jumlah kasus covid-19 menjadi suatu permasalahan tersendiri bagi masyarakat yang enggan untuk melakukan kegiatan sehari-hari karena khwatir akan tertularnya covid-19 ini. Sehingga segala aspek kegiatan masyarakat terhenti.

Saya menyadari bahwa walaupun pada masa pandemi tidak menjadikan berhentinya pengurusan administrasi kependudukan. Pentingnya pemberian informasi kepada masyarakat untuk tetap taat administrasi kependudukan dengan menggunakan pelayanan yang sudah disediakan berbasis online.

Oleh karena itu sebagai bentuk respon saya dari adanya kebutuhan tentang pengurusan administrasi kependudukan yang harus dilakukan maka dibuatnya slogan “Urus Administrasi Kependudukan dari Rumah Saja”. Sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan bahwa Pelayanan Pencatatan Sipil pada tingkat Kecamatan harus sejalan dengan tuntutan pelayanan administrasi kependudukan yang profesional, memenuhi standar teknologi informasi, dinamis, tertib, dan tidak diskriminatif dalam pencapaian standar pelayanan prima yang menyeluruh dalam mengatasi permasalahan kependudukan.

Berangkat dari hal tersebut saya meyakini bahwa hadirnya inovasi mekanisme pengurusan administrasi dari rumah sejalan dengan peraturan tersebut. Bahwa untuk mempermudah dilakukannya pengurusan administrasi kependudukan terdapat berbagai upaya dan langkah-langkah yang dapat dilakukan yaitu:

Pertama, pengurusan cetak Kartu Keluarga (KK) karena rusak, hilang, maupun perubahan data dapat menghubungi nomor whatsapp 0821-3758-9077. Masyarakat dapat memfoto KK asli dengan smartphonenya dan dikirim ke nomor tersebut, serta disertakan keterangan cetak KK karena rusak, sementara untuk pengurusan KK karena hilang maka dokumen yang harus dikirim adalah surat keterangan kehilangan dari Polsek, dan untuk perubahan KK, selain foto KK asli juga dipersiapkan dokumen pendukung perubahan KK dikirim ke nomor tersebut. Setelah proses selesai, maka file dokumen KK terbaru akan dikirim melalui whatsapp maupun email ybs dan dapat dicetak mandiri menggunakan kertas HVS ukuran A4 80 gram, atau setelah file dokumen KK terbaru diterima melalui nomor whatsapp/ email dapat mengunjungi kecamatan setempat untuk dicetak.

Kedua, Pengurusan cetak KTP karena rusak/ hilang/ perubahan data/ masih surat keterangan sementara dapat menghubungi nomor whatsapp 0821-3758-9077. Masyarakat dapat mengirimkan foto KTP asli ke nomor tersebut, serta disertakan keterangan cetak karena rusak, sementara untuk pengurusan KTP karena hilang maka dokumen yang harus dikirim adalah surat keterangan kehilangan dari Polsek, dan untuk perubahan KTP, selain foto KTP asli juga dipersiapkan KK terbaru dimana sudah terdapat perubahan datanya, serta untuk masyarakat yang masih menggunakan surat keterangan sementara, bisa di foto bersama dengan KK asli dan dikirim melalui nomer Whatsapp tersebut. Untuk pengurusan Kartu Identitas Anak (KIA) sama prosesnya dengan pengurusan KTP. Apabila KTP/ KIA telah selesai dicetak, warga akan mendapatkan pemberitahuan jadwal dan loket pengambilan. KTP/ KIA dapat diambil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan pemberitahuan tersebut.

Ketiga, Surat mutasi/ pindah/ kedatangan hotline yang dihubungi sama dengan pengurusan KK dan KTP yakni 0821-3758-9077. Surat mutasi/ pindah/ kedatangan yang telah selesai diproses akan dikirim melalui nomor whatsapp/ email ybs, dan dapat dicetak mandiri menggunakan kertas HVS ukuran A4 80 gram, atau setelah file diterima melalui nomor whatsapp/ email dapat mengunjungi kecamatan setempat untuk dicetak.

Keempat, Sementara untuk pembuatan Akta Kelahiran dan kematian, masyarakat perlu mendatangi kelurahan setempat terlebih dahulu untuk dibuatkan surat keterangan kelahiran/ kematian. Untuk selanjutnya surat tersebut dapat difoto dan dikirim ke nomor 0851-5647-4750 bersamaan dengan KK dan KTP kedua orang tua untuk akta kelahiran, KK dan KTP pelapor untuk akta kematian, surat keterangan kelahiran/kematian dari RS/Klinik/Bidan/Dokter, buku nikah orang tua yang telah dilegalisir untuk akta kelahiran, serta foto KTP dua orang saksi. Akta kelahiran/ kematian yang telah selesai diproses akan dikirim melalui WA/ email ybs, dan dapat dicetak mandiri menggunakan kertas HVS ukuran A4 80 gram, atau setelah file diterima melalui WA/ Email dapat mengunjungi kecamatan setempat untuk dicetak.

Kelima, Selain layanan di atas, terdapat layanan konsolidasi data NIK. Layanan ini ditujukkan kepada masyarakat yang mengalami permasalahan pada NIK/ Nomor Kartu Keluarganya, seperti gagal melakukan registrasi operator seluler, permasalahan di Bank, BPJS, dan permasalahan NIK/ Nomor KK lainnya. Masyarakat dapat menghubungi melalui layanan whatsapp 0896-0326-9011 dan melalui hotline telepon (0274) 587490. (Dn).

Dengan mudahnya pengaksesan pelayanan administrasi kependudukan berbasis online, saya berharap bahwa masyarakat akan selalu berada di rumah demi menjaga dirinya sendiri dan keluarga. Saya meyakini bahwa pengurusan administrasi dari rumah merupakan sebuah inovasi utama sebagai bentuk tanggung jawab pemerintah Kemantren Kotagede dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat terutama pada masa pandemi. Hal inilah yang menjadi suatu dasar saya agar memudahkan masyarakat dalam melakukan pengurusan administrasi kependudukan.

Digitalisasi Pelayanan Publik

Perkembangan teknologi dan informasi pada masa sekarang juga mempengaruhi proses pelayanan publik di Indonesia. Pelayanan publik juga mengenal adanya proses pemakaian sistem digital yang melibatkan standarisasi dan digitalisasi proses. Hal ini sebagai langkah utama mengikuti perkembangan zaman dengan mempermudah proses pelayanan sehingga data yang diperoleh pun lebih mudah untuk disimpan dan dikelola. Saya menyadari bahwa pelayanan publik merupakan bagian dari tanggungjawab pemerintah dalam memenuhi hak-hak warganegaranya. Oleh karenanya dengan penggunaan perkembangan teknologi, diharapkan pelayanan publik akan semakin efektif dan efisien sehingga nantinya dengan menciptakan inovasi baru ini yaitu penggunaan digitalisasi pelayanan publik dapat memberikan pelayanan yang prima.

Perkembangan ini menunjukan bahwa Pemerintah sangat memperhatikan kemudahan masyarakat dalam mengurus keperluannya dalam pemerintahan. bahwa saya sangat yakin bahwa apabila dalam pelayanan publik mudah dilaksanakan bahkan bisa dari rumah, akan sangat menarik minat dan perhatian masyarakat agar sesegera mungkin dalam mengurus keperluannya. Sehingga hal ini akan menciptakan tertib administrasi sebagai perwujudan peran pemerintah dan masyarakat walaupun di masa pandemi seperti sekarang.